БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ПО ТЕЛЕФОНАМ:
Россия
Москва и область
Санкт-Петербург и область
Многоканальная бесплатная горячая линия

Москва и МО +7 (499) 110-35-21
С-Петербург и ЛО +7 (812) 334-11-75
Бесплатный звонок по России

Образец заполнения табеля с картинками

образец заполнения табеля с картинками

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

  1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
  2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
  3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

  • 2000 – начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
  • 2012 – сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Содержание:

Санкции при неверном заполнении табеля

По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

  • данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
  • данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
  • использование кодов и обозначений неверное;
  • не учтены переработки или сверхурочные;
  • расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей. Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей.

Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля

При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.

КодРасшифровкаЯЭтот код ставится, когда работник выходит на обычную рабочую смену

В

Так обозначаются нерабочие дни – выходные и праздникиСКод обозначает время сверхурочных работКТак отражается командировкаОТЕжегодный отпускРОтражение отпуска по беременности и родамБВ случае, если сотрудник взял больничный лист, проставляется этот кодНРЕсли сотрудник решил прогулять, то в этот день проставляется такой кодННКод проставляется в том случае, если работник не вышел на работу и не объяснил причину

Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.

Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов. Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

  • В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
  • Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
  • В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
  • Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
  • 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
  • 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
  • 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
  • 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
  • В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
  • 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
  • 15 – код причины неявки на работу
  • 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.

Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Заполненный образец графика учета

Скачать

Ответственность за нарушения, связанные с табелем учета рабочего времени

Табель является первичным документом. За нарушения, касающиеся работы с табелем, предусмотрена ответственность. Согласно статье 5.27 КоАП, если табель отсутствует, то наступает ответственность.

На кого налагается ответственностьСумма штрафаДолжностные лица1000-5000 рублейОрганизации30000-50000 рублейЕсли допущены ошибкиВ этом случае решается был ли умысел. Ответственность своя в каждом конкретном случае

Как видим, ответственность для компании довольно серьезная, поэтому имеет смысл четко выполнять требования законодателя и ежемесячно составлять документ.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

  • «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
  • «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Какую форму табеля контроля выбрать

Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Скачать

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

Скачать

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвержден табель учета рабочего времени — форма 0504421 (образец заполнения 2020 представлен ниже), который обязателен для:

  • органов государственной власти и местного самоуправления;
  • внебюджетных фондов;
  • государственных и муниципальных учреждений.

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

Скачать

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

  • сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
  • соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

  1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
  2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
  3. Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
  4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:

  • Форма Т-12;
  • Форма Т-13.

Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:

1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.

Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.

2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.

Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:

Табель рабочего времени — образец заполнения

Скачать образец

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

  1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
  2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

СобытиеЦифровой кодБуквенный кодСтандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте01ЯПраздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день26ВСотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске09ОТОтпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет15ОЖОтпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы16ДООтпуск по беременности и родам14РБольничный19БКомандировка06КНеявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам30НН

Код вида оплаты труда в табеле

  • Заработная плата и командировочные – 2000
  • Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
  • Оплата отпускных – 2012
  • Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

[ads-pc-2] [ads-mob-2] Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

  • В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
  • В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со штатным расписанием, должность и ФИО.
  • “Графа 3” содержит табельный номер работника.
  • В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
  • В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
  • “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
  • В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
  • “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
  • Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Какой способ удобнее для бухгалтера

Пример, который мы привели выше, позволяет увидеть плюсы и минусы обоих способов.

1. Регистрация только отклонений.

Плюсы. Пользоваться табелем удобно, когда отклонений нет или они есть, но только одного вида. Тогда бухгалтер сразу может вычислить, сколько рабочих дней остается по графику, и сверить это число с данными в бухгалтерской программе.

Минусы. Если работники часто уходят на больничный, увольняются, берут короткие и административные отпуска, бухгалтеру работать с табелем неудобно.

32 ближайших изменения в Налоговом кодексе — от НДС и НДФЛ до спецрежимов и проверок >>

2. Сплошной учет.

Плюсы. Метод сплошного учета дает бухгалтеру по зарплате полную картину по каждому сотруднику. Можно без дополнительных расчетов увидеть в табеле итоговое количество отработанных дней и часов за месяц и сверить его с программой. При расчете отпускных, премий и других начислений бухгалтер всегда исходит из количества отработанных дней, а не из количества дней неявок.

Минусы. Есть один небольшой минус, но он скорее для табельщика, чем для бухгалтера. Когда отклонений нет, все равно приходится отмечать явки и неявки на работу. То есть для табельщика этот способ более трудоемкий. Но большинство учреждений уже ведут табели в программе, а она при заданных условиях ставит дни и часы автоматически.

Что меняется в работе бухгалтера в 2020 году

Если в вашем учреждении сотрудников не больше 50, они редко болеют, а отпуска берут сразу за весь год, можно регистрировать в табеле только отклонения. При таких условиях начислять зарплату в бухгалтерской программе несложно.

При численности работников более 50 рекомендуем перейти на сплошной учет. Объясните руководству, что этот способ безопаснее, поскольку помогает снизить количество ошибок в расчетах. От того, какой способ учета дней вы выберете, будет зависеть скорость вашей работы.

Дорогой коллега, мы открыли экстренную горячую линию для бизнеса

— Хотим поддержать бухгалтеров в то время, когда правила работы меняются ежедневно, а разъяснений по ним нет. Задавайте вопросы нашим экспертам — по льготам, выплатам сотрудникам, отсрочке по аренде.

Дорогой коллега, я лично проконтролирую, чтобы вы получили ответ на свой вопрос в течение 10 минут. Пишите. Это бесплатно

Светлана Чуприкова,

руководитель экстренной электронной поддежки

Задайте свой вопрос экспертуУзнать больше

По вопросам подписки на журнал «Главбух» звоните .

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

  1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
  2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

Как составить табель по форме Т-12

Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.

Документ состоит из 3 блоков:

  1. Титульный лист
  2. Лист с данными об учете рабочего времени
  3. Лист со сведениями о заработной плате

Что заполняемКак заполняемТитульный листЗдесь нужно указать следующие данные:

Название организации или предпринимателя

ü ОКПО

Номер табеля, соответствует месяцу составления

Дата составления табеля

Период, за который составлен табель

Табличная часть, которая отражает учет отработанного времениПроставляем порядковый номер

Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность

Табельный номер работника

Отметка о явках на работу и о количестве часов

Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом

Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов

Количество выходных и праздников в месяце

Табличная часть, которая отражает учет заработной платыЭтот раздел – рай для бухгалтера, кадровик мало что поймет в нем.

Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012)

ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате

Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия

По каким причинам работник отсутствовал нужно указать и в виде кода и привести количество дней (часов)

Нижняя часть табеляЗдесь расписывается сотрудник, который составлял табель и руководитель отдела

Документ также составляется несложно, не должен вызвать затруднений. Однако не следует забывать, что данная форма

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Табель учета рабочего времени 52н (образец заполнения 0504421), утвержденный Минфином, внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в Приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

  • отчетный период;
  • наименование учреждения;
  • вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
  • дату формирования сведений;
  • код ОКПО;
  • номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а далее по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть можно вести 2 способами, указывая:

  • случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
  • фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день было два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Чиновники разработали свой перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Ознакомиться со списком утвержденных знаков можно ниже.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки также записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Несколько примеров, как может выглядеть табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2020 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за свой счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он будет выглядеть так:

Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то при тех же исходных данных табель учета выглядит иначе:

Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, форма 0504421 (новый)

Скачать

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *